Erfahren Sie wie DOCUframe® von GSD Ihnen und Ihren Mitarbeitern umständliche Dokumentenrecherchen wertvolle Zeit spart.
Durchschnittlich 30 bis 40 Prozent seiner Arbeitszeit verbringt ein Mitarbeiter damit, E-Mails, Papierunterlagen, Festplatten und Aktenschränke zu durchsuchen. Hier hapert es im Unternehmen mit der Effizienz. Oft liegt es am kreativen Umgang mit Dokumenten, ob gedruckt oder in elektronischer Form. So landen Papiere in der Schreibtischschublade, wandern in Schränke und zu guter Letzt ins Kellerarchiv. Von wo sie um ungünstigsten Fall später wieder ans Tageslicht gezerrt werden müssen. Die Papierablage setzt im wahrsten Sinnende des Wortes Staub an.
Wo ist die Zeit geblieben?
Auch bei Dateien regiert aufgrund unterschiedlicher Speicherorte und uneinheitlicher Benennungen mitunter des Chaos. Ohne Dokumentenmanagement-System dauen es im Schnitt 18 Minuten, ein Dokument zu finden. Schneller geht das mit einem Enterprise-Content-Management (ECM), einem System, das Informationen in digitaler Form vorhält und so allzeit umgehend verfügbar macht.
Ab auf den Index
Hinter dem Produkt DOCUframe® steckt ein System, das Dokumente auf mehrere Arten erfassen und verschlagworten kann. Etwa per Scanner. Ob Angebot, Bestellung oder Rechnung, nachdem der Nutzer eine Unterlage gescannt hat, archiviert die Software diese automatisch als digitale Version im zentralen Dokumentenpool. Mittels intelligenter Indizierung werden die Unterlagen ferner vollautomatisch dem Index zugeführt. Das System erkennt relevante Daten auf den Dokumenten, zum Beispiel Rechnungsnummer oder Anschrift, und hinterlegt diese ebenfalls. Auch E-Mails und Dateien landen per Klick, Drag-and-Drop oder automatisiert im Archiv.
Zugriff auf benötigte Informationen
Mit DOCUframe® haben Mitarbeiter umgehend von überall aus Zugriff auf benötigte Informationen, der Betrieb profitiert von höherer Produktivität. Erst ein Drittel aller mittelständischen Unternehmen nutzt bislang überhaupt eine DMS-Lösung.